5 принципов работы со сметой и готовый шаблон для вашего ивента
На вебинаре с
https://t.me/mandarinfoxnewsоснователем и CEO агентства
https://t.me/HR_wine разобрали смету как управленческий инструмент, посмотрели реальные примеры и показали, как это работает в проектах.
Запись вебинара можно посмотреть https://site.mashroom.online/max/?hash=GjgpPpRX
Инсайты — ниже, а в конце поста бонус: продуманный шаблон сметы. Забирайте себе в работу.
1️⃣ Смета — это не просто таблица, а ваш подход к работе
Хорошая смета показывает логику всего проекта: учли ли вы сценарий и путь клиента, технические возможности площадки, форс-мажоры и есть ли у вас план «Б»
Обращайте внимание и на то, как вы описываете расходы. Когда в строке «Звук» вместо «Колонки — 5 шт.» у вас прописаны детальные характеристики каждой единицы оборудования, доверие заказчика растет кратно. Если в смете просто список расходов, рассчитывать на реальную лояльность клиента не приходится.
2️⃣ Детальная смета экономит время и нервы всем
Чем детальнее и структурирование смета, тем меньше «сюрпризов» в ночь монтажа. Кроме того, смету без детализации часто отклоняют сами заказчики, так как нет понимания, на что конкретнобудет расходоваться их бюджет.Для баланса также стоит учитывать, что иногда чересчур детальная смета, наоборот, дает заказчику повод для микроменеджмента.
Чтобы предусмотреть все варианты развития событий, до начала проекта — проводите встречу с заказчиком для разбора каждого пункта сметы. Обоснованная детализация сметы превращает вас из «подрядчика» в надежного бизнес-партнера.
3️⃣ Есть два подхода: игра в долгую или демпинг для входа
Демпинг ради входа в проект виден сразу. В таких сметах обычно снижают агентскую комиссию с 10% до 4-6%, занижают количество рабочих часов, «забывают» налоги или техподдержку, предлагают дешевых подрядчиков ради уступок заказчику.
Игра в долгую — это win-win, где заложена честная рыночная стоимость, зарплата высококвалифицированных сотрудников и ресурсы на качество и стабильность. Если вы режете косты в ущерб качеству, клиент почувствует подвох.
Смета — это индикатор того, насколько вы цените свое имя и результат клиента.
4️⃣ Ошибаются не в мелочах, а в базе
Проекты валятся не из-за неправильного цвета салфеток, а из-за того, что забыли заложить бюджет на охрану, не учли реальные сроки доставки мерча или декора, не рассчитали техническую нагрузку свето-музыкального оборудования и не внесли в смету обед персонала, который сутки проводит на площадке в день события.
Также не забывайте про бюджет на штрафные санкции от арендодателя или поставщиков. Не будьте самоуверенны — после мероприятия всегда будет поцарапанная мебель, сломанный кулер или неубранный мусор за сценой. Эти строки — продуманная основа устойчивости проекта. Если их не предусмотреть, то почти всегда гарантированы проблемы в день мероприятия.
Рискованное исключение — тендеры, где часто нельзя провести строку с непредвиденными расходами, так как тендер подразумевает постфактум детальные отчеты о тратах.
5️⃣ Прибыль — это не «то, что осталось»
Если в смету не заложена прибыль — проект уже не ок.
Работа команды, накладные расходы, операционные расходы проекта должны быть заложены явно. Это не только про ваш доход, но и про спокойствие заказчика, который видит, на что идут его деньги. Если после всех выплат ваша маржа стремится к нулю, это не бизнес, а маркер вашей неуверенности в качестве своих услуг.
Лайфхак: если не проходите по бюджету, лучше упростить декор или использовать готовые элементы от заказчика, чем снижать качество услуг или привлекать непроверенных, но более дешевых подрядчиков.
Не бойтесь оценивать свой труд достойно.
🔹Бонус от Екатерины — https://docs.google.com/spreadsheets/d/1CgAIOYXTdpIKcU8lIbgNuHRm3FMsPvJl2ZYc6zLWcYc/edit?usp=sharing В документе не только детально прописанные разделы и пункты сметы, но и готовые формулы для финансовых расчетов.
#MЭШРУМ_объясняет
——————————
🛫 Канал МЭ́ШРУМ — сообщество для тех, кто создает мероприятия.
